Systematyzacja i automatyzacja biznesu dzięki dotacjom: aspekty prawne i księgowe

Systematyzacja i automatyzacja biznesu zmniejsza koszty operacyjne, minimalizuje błędy i przyspiesza realizację zadań. Programy grantowe wspierają przedsiębiorstwa w modernizacji ich procesów, zapewniając dostęp do nowoczesnych technologii i innowacyjnych rozwiązań.

Aby jednak skutecznie uzyskać finansowanie, kluczowe jest precyzyjne określenie celów automatyzacji, uzasadnienie ich opłacalności ekonomicznej oraz spełnienie wymagań grantodawcy.

Główne cele automatyzacji:

Uzyskanie grantu wiąże się z szeregiem warunków i wymagań, które musi spełnić wnioskodawca. Ważne jest wcześniejsze przeanalizowanie działalności, identyfikacja możliwych niezgodności oraz ich eliminacja, jeśli jest to ekonomicznie uzasadnione. To nie tylko zwiększa szanse na skuteczne finansowanie, ale także przyczynia się do długoterminowego wzmocnienia biznesu.

Aby przygotować dokumentację zgodną z międzynarodowymi standardami oraz wdrożyć niezbędne zmiany, potrzebni są doświadczeni specjaliści. Konsultanci z zakresu finansów, prawa korporacyjnego i IT pomagają w strukturyzacji sprawozdawczości, dostosowaniu procesów biznesowych oraz uwzględnieniu wszystkich aspektów podatkowych i prawnych. Ich wsparcie minimalizuje ryzyko odmowy finansowania i zwiększa przejrzystość projektu.

Określenie kluczowych zadań w zakresie automatyzacji to pierwszy krok do skutecznego pozyskania finansowania grantowego. Kolejnym etapem jest wyszukanie odpowiednich programów grantowych, które odpowiadają celom biznesowym.

LFT posiada ekspertyzę w zakresie finansowania grantowego oraz automatyzacji procesów biznesowych. Zespół specjalistów wspiera projekt na każdym etapie — od analizy działalności i identyfikacji kluczowych obszarów systematyzacji po przygotowanie pełnej dokumentacji.

Nasz zespół przejmuje pełen cykl przygotowania:

1. Identyfikacja możliwości automatyzacji.
2. Dobór odpowiednich programów grantowych.
3. Dostosowanie sprawozdawczości do międzynarodowych standardów.
4. Opracowanie materiałów marketingowych i specyfikacji technicznej.

Ponadto firma realizuje samą automatyzację, co zwiększa szanse na uzyskanie finansowania oraz podnosi efektywność biznesu.

Automatyzacja biznesu wymaga precyzyjnie opracowanej strategii oraz konsekwentnego, krok po kroku realizowanego podejścia. Jak pokazują dane, przedsiębiorstwa, które przeszły proces cyfrowej transformacji, średnio zwiększają swoją efektywność operacyjną aż o 40%, a dzięki programom grantowym możliwe jest obniżenie kosztów wdrożenia nowoczesnych technologii nawet o 70%. W poniższym tekście szczegółowo omówimy trzy kluczowe etapy tego procesu, zwracając uwagę na ich specyfikę i potencjalne korzyści.

1. Określenie celów i zadań automatyzacji

Na tym początkowym etapie kluczowe jest przeprowadzenie dogłębnej analizy istniejących procesów w firmie oraz wskazanie obszarów, które wymagają optymalizacji i usprawnień. Przykładowo, przedsiębiorstwa, które zdecydowały się na wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, skracają czas potrzebny na przetwarzanie wewnętrznej dokumentacji aż trzykrotnie, co znacznie przyspiesza ich działanie.

Z kolei zastosowanie zaawansowanych technologicznie chatbotów w obsłudze klienta pozwala zredukować obciążenie operatorów nawet o 30–50%, co przekłada się na lepszą jakość usług i obniżenie kosztów operacyjnych.

Sformułowanie jasnych, mierzalnych celów automatyzacji ma podwójne znaczenie – nie tylko stanowi solidną podstawę do uzasadnienia potrzeby uzyskania finansowania z grantów, ale także przyczynia się do zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa w dłuższej perspektywie.

Przykłady konkretnych korzyści:

• Wdrożenie zaawansowanych systemów ERP (Enterprise Resource Planning) pozwala zmniejszyć straty finansowe wynikające z błędów w księgowości o 25%. Jest to szczególnie istotne dla firm operujących dużym wolumenem dokumentacji, gdzie każda, nawet najmniejsza pomyłka może prowadzić do zauważalnych strat finansowych.
• Automatyzacja logistyki magazynowej, na przykład poprzez zastosowanie nowoczesnych technologii, redukuje koszty operacyjne w przedziale od 15 do 20%. Firmy korzystające z etykiet RFID oraz systemów monitorowania zapasów w czasie rzeczywistym znacznie minimalizują ryzyko błędów w zarządzaniu stanami magazynowymi.
• Integracja systemu CRM (Customer Relationship Management) zwiększa współczynnik sprzedaży powtarzalnej nawet o 35%. Tego typu rozwiązanie jest szczególnie cenne w sektorach e-commerce oraz B2B, gdzie spersonalizowana komunikacja z klientami buduje ich lojalność i zaufanie do marki.

Wszystkie te działania mają na celu nie tylko poprawę efektywności operacyjnej firmy, ale także znaczące obniżenie jej kosztów bieżących. Im bardziej szczegółowo i przekonująco przedstawione zostaną korzyści płynące z automatyzacji, tym większe szanse na uzyskanie wsparcia finansowego w ramach programów grantowych.

2. Wyszukiwanie i wybór odpowiedniego programu grantowego

W Unii Europejskiej oraz w innych krajach na świecie istnieje wiele różnorodnych programów finansowania, takich jak Horizon Europe, Digital Europe czy EIC Accelerator, które wspierają innowacyjne projekty biznesowe. Przykładowo, program Horizon Europe oferuje nawet do 2,5 miliona euro na nowatorskie projekty cyfrowe, natomiast Digital Europe może pokryć aż do 50% kosztów związanych z wdrożeniem nowoczesnych technologii w firmie.

Wybierając odpowiedni grant, należy zwrócić szczególną uwagę na kilka istotnych kwestii:

• Dostępny budżet programu: Niektóre fundusze, takie jak granty Europejskiego Rady Innowacji, mogą sfinansować nawet 100% wydatków związanych z cyfryzacją, co czyni je szczególnie atrakcyjnymi dla firm poszukujących kompleksowego wsparcia.
• Wymogi dotyczące współfinansowania: Przykładem może być program EIC Accelerator, który wymaga od przedsiębiorstwa wkładu własnego na poziomie co najmniej 30% wartości grantu. Oznacza to, że firma musi być przygotowana na zainwestowanie własnych środków obok tych pochodzących z grantu.
• Zobowiązania sprawozdawcze: Organizacje udzielające grantów często oczekują regularnych raportów – kwartalnych lub rocznych – dotyczących wykorzystania środków oraz osiągniętych rezultatów. W niektórych przypadkach konieczne jest również przeprowadzenie audytu przez niezależnych ekspertów w celu potwierdzenia zgodności wydatków z założeniami projektu.

Każdy program grantowy charakteryzuje się specyficznymi wymaganiami, dlatego dokładne zapoznanie się z ich szczegółami jest kluczowe, aby uniknąć odrzucenia wniosku z powodu niespełnienia kryteriów formalnych. Staranny wybór programu znacząco zwiększa szanse na pomyślne uzyskanie finansowania na realizację projektu automatyzacji.

3. Przygotowanie i złożenie wniosku grantowego

Błędy popełnione na tym etapie mogą skutkować odrzuceniem wniosku o finansowanie. Statystyki pokazują, że aż 60% aplikacji o granty jest odrzucanych z powodu nieprawidłowo przygotowanej dokumentacji lub braku wystarczających uzasadnień.

Aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia, wniosek powinien zawierać:

• Precyzyjne uzasadnienie projektu: Na przykład, wskazanie, w jaki sposób automatyzacja zwiększy produktywność o X% lub obniży koszty o Y%. Przedstawienie konkretnych danych liczbowych oraz prognozowanych korzyści znacząco podnosi wiarygodność wniosku i zwiększa szanse na jego akceptację.
• Szczegółowy budżet: Jeśli na przykład wdrożenie systemu CRM kosztuje 50 000 euro, należy dokładnie opisać, jak środki te zostaną rozdzielone – na zakup licencji, prace programistyczne, integrację systemu czy szkolenie personelu. Transparentność budżetu pozwala grantodawcy ocenić, czy środki zostaną wykorzystane w sposób efektywny i zgodny z założeniami.
• Kompletny zestaw dokumentów potwierdzających: Wśród nich powinny znaleźć się aktualna dokumentacja finansowa firmy, szczegółowe informacje o przedsiębiorstwie, biznesplan oraz prognozy wyników po wdrożeniu projektu. Ważne jest, aby wszystkie dokumenty prawne i księgowe były przygotowane z wyprzedzeniem, co pozwala uniknąć opóźnień w procesie składania wniosku.

Im dokładniej i bardziej profesjonalnie przygotowany jest wniosek, tym większa szansa na jego zatwierdzenie przez instytucję grantową. Kluczowe jest wcześniejsze zebranie wszystkich wymaganych danych i ścisłe przestrzeganie wytycznych grantodawcy, aby wyeliminować ryzyko błędów formalnych czy merytorycznych.

Firmy, które skrupulatnie opracowują wniosek z uwzględnieniem wszystkich wymogów, mogą zwiększyć swoje szanse na uzyskanie grantu nawet dwu- lub trzykrotnie. Po pozytywnej decyzji następuje etap formalnego podpisania umowy oraz prowadzenia szczegółowej dokumentacji księgowej dotyczącej otrzymanych środków, co również wymaga odpowiedniej staranności.

Wsparcie prawne w systematyzacji i automatyzacji biznesu odgrywa kluczową rolę w realizacji projektu grantowego. Błędy w umowach lub niezgodność z wymogami mogą prowadzić do utraty finansowania lub kar.

Czasami potrzebna jest zmiana formy prawnej firmy, jurysdykcji właściciela praw korporacyjnych lub połączenie kilku spółek w oficjalną grupę. To skomplikowane procesy, wymagające profesjonalnego podejścia i wiedzy o prawie korporacyjnym oraz różnych jurysdykcjach.

Zawarcie umowy grantowej

Po zatwierdzeniu wniosku firma podpisuje umowę z grantodawcą, określając główne zobowiązania. Na przykład Horizon Europe wymaga potwierdzenia wydatków i publikacji raportów. Średnio na tym etapie firmy poświęcają do 30% czasu na uzgodnienia.

• Analiza warunków umowy — przy finansowaniu w transzach trzeba określić cele na każdym etapie.
• Ustalenie zasad wypłat — granty UE często oferują zaliczkę (do 40%) i końcową wypłatę po audycie.
• Uzgodnienie ryzyk prawnych — nieprzestrzeganie terminów może skutkować żądaniem zwrotu środków.

Dokładna analiza umowy pomaga uniknąć problemów i zmniejsza ryzyko zwrotu finansowania.

Realizacja zakupów i usług

Środki grantowe idą na sprzęt, licencje, oprogramowanie i specjalistów. Wydatki muszą być zgodne z zasadami programu. Na przykład w Digital Europe zakupy powyżej 30 000 euro wymagają przetargu, a błędy mogą oznaczać utratę finansowania.

• Opracowanie umów z dostawcami — przy zakupie oprogramowania umowa musi jasno określać licencje.
• Kontrola procedur przetargowych — w UE 20% firm traci granty przez błędy w przetargach.
• Wsparcie prawne transakcji — przy zakupie sprzętu trzeba uwzględnić zasady amortyzacji i raportowania.

Zasady te ułatwiają kontrolę wydatków i chronią przed sankcjami grantodawcy.

Zgodność z wymogami prawnymi

Projekty grantowe podlegają prawu krajowemu i międzynarodowemu, więc trzeba spełniać wszystkie normy. Na przykład w UE obowiązuje General Block Exemption Regulation (GBER), regulujący wsparcie publiczne. Naruszenie może oznaczać zwrot całego grantu.

• Przejrzyste rozliczanie środków — firmy muszą prowadzić oddzielną księgowość dla grantów, co zmniejsza ryzyko naruszeń.
• Terminowe raporty prawne — ponad 35% beneficjentów ma problemy z opóźnieniami w dokumentach.
• Audyt — w UE ponad 50% projektów grantowych wymaga sprawdzenia zgodności wydatków.

Wsparcie prawne minimalizuje ryzyko finansowe i zwiększa zaufanie inwestorów oraz partnerów.

Księgowość i sprawozdawczość

Prawidłowe prowadzenie księgowości przy pracy z grantami to podstawa sukcesu finansowania. Błędy w ewidencji mogą skutkować karami, odmową dalszego finansowania lub żądaniem zwrotu środków. Według danych Komisji Europejskiej około 12% beneficjentów grantów spotyka się z sankcjami finansowymi z powodu nieprawidłowego rozliczania wydatków.

• Pierwszym etapem jest ewidencja środków grantowych. Na przykład w programach Horizon Europe i EIC Accelerator finansowanie grantowe musi być księgowane oddzielnie od innych przychodów firmy. Średnio na prowadzenie takiej ewidencji firmy przeznaczają do 10% czasu pracy działu finansowego.
• Kolejnym aspektem jest rozliczanie wydatków na automatyzację. Na przykład, jeśli grant dotyczy wdrożenia systemu ERP, należy uwzględnić zakup licencji, wynagrodzenie specjalistów i koszty integracji. Statystyki pokazują, że firmy, które prawidłowo rozliczają wydatki grantowe, mają o 25% większe szanse na uzyskanie kolejnego finansowania.
• Kluczowym elementem jest sprawozdawczość finansowa. Na przykład w programach UE raporty pośrednie składane są co 6 miesięcy, a raport końcowy obejmuje audyt, który mogą przeprowadzać niezależni eksperci. W 2023 roku około 30% beneficjentów w UE otrzymało prośby o wyjaśnienie danych w raportach, co wydłużyło proces uzyskania kolejnych transz o 2–3 miesiące.

• Ewidencja środków grantowych — musi być oddzielna od innych przychodów.
• Rozliczanie wydatków — obejmuje licencje, usługi i integrację.
• Sprawozdawczość — raporty co 6 miesięcy i audyt końcowy.

Prawidłowe prowadzenie księgowości nie tylko pomaga uniknąć problemów ze sprawozdawczością, ale także zwiększa zaufanie inwestorów i partnerów.

Zapewniamy kompleksowe podejście do systematyzacji i automatyzacji biznesu z wykorzystaniem grantów. Nasz zespół składa się z ekspertów w dziedzinach prawnych, księgowych i finansowych, co pozwala na wsparcie projektów na wszystkich etapach — od wyboru programu grantowego po złożenie sprawozdań.

Co oferujemy:

• Kompleksowe wsparcie. Obejmuje obsługę prawną, księgową i finansową projektu, co zmniejsza ryzyko i ułatwia uzyskanie grantów.
• Ekspercka pomoc. Współpracujemy z klientami na każdym etapie — od przygotowania wniosku po pomyślne zakończenie projektu.
• Minimalizacja ryzyk. Gwarantujemy pełne dostosowanie do wymogów prawnych i ochronę interesów Twojego biznesu.
• Doświadczenie i niezawodność. Nasi specjaliści mają bogate doświadczenie w konsultingu i wsparciu biznesu w Europie.

Nie tylko doradzamy, ale bierzemy na siebie całą pracę, позволяjąc Ci skupić się na rozwoju biznesu:

• Sprawdzone wyniki. Ponad 270 firm zostało pomyślnie zarejestrowanych i wprowadzonych na rynki międzynarodowe.
• Przygotowanie sprawozdań finansowych zgodnie z międzynarodowymi standardami (IFRS, GAAP) zwiększa atrakcyjność inwestycyjną firmy i ułatwia dostęp do finansowania.
• Elastyczne rozwiązania dla różnych branż. Uwzględniamy specyfikę biznesu i tworzymy spersonalizowane strategie.
• Optymalizacja struktury korporacyjnej. Dobieramy efektywne formy prowadzenia działalności, aby maksymalnie wykorzystać granty i możliwości inwestycyjne.
• Wsparcie na wszystkich etapach. Od analizy obecnych procesów po złożenie sprawozdań — towarzyszymy na każdym kroku.
• W razie potrzeby do projektów mogą zostać zaangażowani specjaliści z pokrewnych biznesów, firm partnerskich lub rynku pracy, co pozwala poszerzyć ekspertyzę i uwzględnić wszystkie kluczowe aspekty — od systematyzacji i automatyzacji po analizę finansową i planowanie.

LFT Advisors — Twój strategiczny partner w kwestiach automatyzacji, systematyzacji i międzynarodowego rozwoju biznesu.