Obliczanie diet służbowych, wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i dochodach

Kim jesteśmy

Zespół ekspertów w zakresie międzynarodowego biznesu. W skład naszej kadry wchodzą prawnicy, audytorzy i księgowi, którzy wspierają klientów na każdym etapie działalności: od założenia firmy po jej rozwój. Skupiamy się na wynikach i długoterminowej stabilności.

Co robimy

Łączymy wsparcie prawne, księgowe i doradcze. Przejmujemy obciążenia operacyjne, redukujemy biurokrację. Działamy na zasadzie „jednego okienka”: rejestracja firmy, otwarcie kont, uzyskanie licencji – wszystko w jednym pakiecie.

Dlaczego nas wybierają

Proponujemy rozwiązania dopasowane do konkretnych potrzeb biznesu. Nie narzucamy zbędnych usług ani nie ukrywamy warunków. Pomagamy zbudować strukturę chroniącą interesy klienta i towarzyszymy na każdym kroku. Mamy praktyczne doświadczenie ze startupami, firmami IT i zagranicznymi oddziałami.

Jak budujemy naszą pracę

  • Analizujemy cele.
  • Tworzymy indywidualną strategię.
  • Rejestrujemy osobę prawną, otwieramy konta, uruchamiamy proces licencjonowania.
  • Wspieramy biznes pod względem prawnym i księgowym.
  • Dostosowujemy strategię na podstawie rzeczywistych wyników.
Darmowa konsultacja

Kluczowe informacje o dietach służbowych, zaświadczeniach o zatrudnieniu i dochodach

Jeśli pracownik wyjeżdża w sprawach służbowych, należy to udokumentować. Zwykle wszystko zaczyna się od polecenia wyjazdu. Powinno ono zawierać miejsce i czas podróży, cel wyjazdu, kto pokrywa koszty i na jakich warunkach.

Dieta służbowa: na co zwrócić uwagę w pierwszej kolejności

Może to być podróż krajowa lub zagraniczna, a zasady wypłat różnią się w zależności od miejsca:

  • Dieta (dieta) – stała kwota, którą pracodawca jest zobowiązany wypłacić za każdy dzień podróży służbowej.
  • W Polsce – 45 zł dziennie.
  • Jeśli dzień podróży trwa do ośmiu godzin – brak wypłaty. Od ośmiu do dwunastu godzin – połowa stawki, powyżej dwunastu godzin – pełna stawka.

W przypadku podróży zagranicznych stawka zależy od kraju i Ministerstwo Pracy w Polsce publikuje coroczne tabele.

Na przykład w 2024

dla Niemiec

49 euro dziennie

dla Czech

41 euro dziennie

Jeśli pracownik nie korzysta z samochodu służbowego, przysługuje mu zwrot kosztów podróży – bilet na pociąg, samolot, autobus. Jeśli używa prywatnego samochodu – rozliczane jest to według stawki za kilometr, która również jest regulowana przez państwo.

Zakwaterowanie – na podstawie rzeczywistych kosztów, ale z limitem. Firmy często udzielają zaliczki, aby pracownik nie musiał ponosić kosztów z własnej kieszeni. Ważne jest, aby później wszystko potwierdzić paragonami.

Co należy zrobić po podróży

Po powrocie pracownik składa raport z delegacji – dokument, w którym szczegółowo opisuje wszystkie daty i kwoty: ile nocy, ile dni, gdzie mieszkał, jak podróżował. Dołączają bilety, rachunki z hotelu, wszelkie potwierdzenia wydatków. Jeśli brakuje dokumentów – część kosztów może nie zostać zwrócona.

Na podstawie tego raportu księgowy dokonuje rozliczenia. Jeśli była zaliczka, jest ona odliczana. Jeśli pracownik wydał więcej niż otrzymał – dopłata. Jeśli mniej – zwrot nadwyżki. Wszystko to jest uwzględniane w pasku wynagrodzeń. Wypłata następuje albo razem z pensją, albo jako osobna pozycja.

Zaświadczenie o zatrudnieniu: po co jest potrzebne i jak jest wydawane

Zaświadczenie o zatrudnieniu – to nie tylko papier. Proszą o nie banki, wynajmujący, organy migracyjne. Powinno zawierać podstawowe dane: imię i nazwisko, adres, PESEL, stanowisko, forma umowy (umowa o pracę, zlecenie, B2B), data rozpoczęcia pracy i poziom wynagrodzenia – często obie kwoty: brutto i netto.

Firmy zazwyczaj wystawiają takie zaświadczenie w ciągu kilku dni roboczych. Jeśli mają firmowy papier – jest ono drukowane na nim. Jeśli nie – używany jest standardowy szablon. Na końcu znajduje się pieczątka i podpis kierownika lub księgowego.

Zaświadczenie o dochodach: co zawiera i skąd pochodzą dane

Ten dokument jest potrzebny, jeśli osoba chce ubiegać się o subwencję, kredyt lub bierze udział w procedurach, gdzie ważne jest potwierdzenie stabilnych dochodów. W zaświadczeniu podaje się kwoty za ostatnie 3, 6 lub 12 miesięcy – w zależności od tego, kto je żąda.

Jeśli wypłacane były bonusy, wynagrodzenie za urlop, zwolnienia lekarskie – również są uwzględniane. Wszystko, co osoba otrzymała w ramach umowy, jest brane pod uwagę. Ponadto, podaje się podatki i składki – ZUS, podatek dochodowy, czasami – fundusz ubezpieczenia.

Dane pochodzą z pasków wynagrodzeń, zestawień płacowych, raportów PIT i ZUS. Jeśli firma posiada księgowość z oprogramowaniem, na przykład Symfonia lub Optima – wszystko jest generowane szybko. Ręcznie – dłużej, ale również możliwe.

Co ważne, aby nie zapomnieć

Oba zaświadczenia są wydawane w języku polskim. Jeśli dokumenty są składane w zagranicznym urzędzie – może być wymagane tłumaczenie przysięgłe z apostille. Firmy są zobowiązane do wydania takich zaświadczeń na pierwsze żądanie pracownika, odmowa – to już naruszenie.

Pracodawca nie ma prawa podać w zaświadczeniu informacji, które nie odpowiadają rzeczywistości – wszystko musi być zgodne z deklaracjami złożonymi w urzędzie skarbowym i ZUS. Jest to szczególnie ważne dla pracowników zagranicznych – często występują rozbieżności między tym, co pracodawca pokazuje, a tym, co rzeczywiście otrzymuje osoba.

Specyfika dla B2B

Jeśli osoba pracuje na podstawie umowy B2B (prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą), zaświadczenie wystawia sama – w imieniu swojej firmy. W takim przypadku podaje się dochody, wydatki, podatki. Dokument podpisuje właściciel firmy i może być potwierdzony przez CEIDG. Banki i wynajmujący często proszą dodatkowo o deklaracje PIT, raporty z księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub dokumenty od księgowego.

Potrzebujesz uporządkować dokumenty – delegacje, zaświadczenia, dochody? Umów się na spotkanie.

Zorganizujemy Twoją dokumentację zgodnie z wymaganiami organów podatkowych, banków i służb imigracyjnych. Bez zbędnych poprawek i zgodnie z obowiązującymi normami.

Darmowa konsultacja

Zaświadczenie o zatrudnieniu: dlaczego jest potrzebne i dlaczego nie warto czekać

Zaświadczenie o zatrudnieniu – to formalność tylko na pierwszy rzut oka.
W praktyce jest to klucz do wielu procesów:

  • Otwarcie konta bankowego (szczególnie w Polsce, Niemczech, Czechach).
  • Wynajem mieszkania.
  • Procedury imigracyjne – uzyskanie zezwolenia na pobyt, przedłużenie zezwoleń.
  • Uzyskanie ulg podatkowych lub potwierdzenie statusu rezydenta.

Ważne jest, aby nie tylko „wystawić zaświadczenie”, ale zrobić to w formie wymaganej przez konkretny kraj. Na przykład w Polsce bank może odmówić otwarcia konta, jeśli zaświadczenie nie zawiera informacji o okresie umowy lub stanowisku pracownika.

Wystawiamy zaświadczenia w dwóch językach (np. PL + EN), zgodnie z wymaganiami strony przyjmującej.

Pomagamy opracować szablony zaświadczeń – aby dział HR nie tracił czasu na żadne zapytania.

Możemy również wdrożyć system wydawania zaświadczeń – przez API, podpis elektroniczny i przechowywanie w chmurze. Wszystko zgodne z zasadami GDPR.

Zaświadczenie o dochodach: to nie tylko liczby, ale także ochrona przed roszczeniami

Zaświadczenie o dochodach – to często ten dokument, który jest sprawdzany na końcu, ale to właśnie przez niego zaczynają się problemy podczas kontroli.

W różnych krajach obowiązują różne wymagania. Gdzieś ważne jest podanie kwoty brutto, gdzie indziej netto, a jeszcze gdzie indziej należy osobno policzyć bonusy i nadgodziny. Szczególnie przy międzynarodowym zatrudnieniu i rozliczaniu wynagrodzeń między różnymi podmiotami.

Co robimy:

  • Przygotowanie zaświadczeń o dochodach według lokalnych i międzynarodowych standardów (w tym formularz PIT dla Polski lub deklaracje dla ukraińskich KIK).
  • Sprawdzenie zgodności zaświadczeń z wymaganiami organów podatkowych i imigracyjnych.
  • Konsultacje dotyczące optymalnego sposobu wypłaty dochodów z punktu widzenia opodatkowania.

Takie zaświadczenia często są potrzebne do:

  • Składania wniosku o kredyt hipoteczny w Europie.
  • Potwierdzenia źródła środków przy otwieraniu rachunków inwestycyjnych.
  • Uzyskania statusu rezydenta podatkowego lub uzasadnienia jego rezygnacji.

To, czego nie dostrzegają inni: kluczowe szczegóły, na których wielu się „palą”

Що ми бачимо найчастіше:

  • Wydatki bez potwierdzenia – paragon z hotelu, ale bez danych firmy = dochód podlegający opodatkowaniu. Pomagamy w strukturze płatności, aby nie stracić ulgi.
  • Zaświadczenie bez podpisu dyrektora – formalnie wydane, ale nieakceptowane przez sąd lub służby imigracyjne.
  • Dokumenty w obcym języku bez tłumaczenia – przyczyna odmowy rejestracji lub opóźnienia o kilka tygodni.
  • Delegacja niezarejestrowana w statucie – w przypadku struktur transnarodowych może to prowadzić do sporów z organami podatkowymi w kwestii autentyczności operacji.
  • Błędy w konwersji walutowej – szczególnie przy wypłatach w różnych krajach.Uwzględniamy aktualne kursy i poprawnie rejestrujemy różnice, aby uniknąć podwójnego opodatkowania.

Dlaczego to jest istotne szczególnie dla międzynarodowego biznesu

Jeśli firma działa w kilku jurysdykcjach – Polska, Ukraina, Estonia, Cypr – nie można stosować jednej i tej samej schemy wydawania zaświadczeń, delegacji czy obliczania dochodów.

Pracujemy na styku podatków, HR, prawa i księgowości. Oznacza to, że nie tylko „robimy dokumenty”, ale tworzymy system, w którym:

  • Delegacja nie budzi wątpliwości u organów podatkowych.
  • Zaświadczenia o zatrudnieniu spełniają wymagania przepisów imigracyjnych.
  • Dochody pracownika są dokumentalnie czyste, a obciążenia podatkowe optymalne.

Współpracujemy z firmami z sektora kryptowalut i IT, które mają rozproszone zespoły, smart kontrakty, udziały w tokenach i bonusy w USDT. Potrafimy zająć się także tym.