Систематизація та автоматизація бізнесу за рахунок грантів: юридичне та бухгалтерське оформлення

Систематизація та автоматизація бізнесу зменшує операційні витрати, мінімізує помилки та прискорює виконання завдань. А грантові програми підтримують бізнес у модернізації своїх процесів.

Та для успішного отримання фінансування важливо грамотно визначити завдання автоматизації, обґрунтувати їхню економічну доцільність і відповідність вимогам грантодавця.

Ось основні цілі автоматизації:

Отримання гранту пов’язане з низкою умов і вимог, яким має відповідати заявник. Важливо заздалегідь провести аналіз підприємства, виявити можливі невідповідності та, якщо це економічно доцільно, усунути їх. Це не лише підвищує шанси на успішне фінансування, але й сприяє зміцненню бізнесу в довгостроковій перспективі.

Для підготовки документів, що відповідають міжнародним стандартам, а також для впровадження необхідних змін потрібні досвідчені фахівці. Консультанти у сфері фінансів, корпоративного права та ІТ допомагають структурувати звітність, адаптувати бізнес-процеси та врахувати всі податкові й юридичні нюанси. Їхня підтримка дозволяє мінімізувати ризики відмови у фінансуванні та підвищити прозорість проекту.

• Визначення ключових завдань автоматизації — перший крок до успішного отримання грантового фінансування.
• Пошук відповідних грантових програм, що відповідають бізнес-цілям — наступний етап.

LFT володіє експертизою у питаннях грантового фінансування та автоматизації бізнес-процесів. Команда фахівців супроводжує проект на кожному етапі — від аналізу підприємства до підготовки документації.

Наша команда бере на себе:

1. Визначення можливостей автоматизації.
2. Підбір грантових програм.
3. Приведення звітності до міжнародних стандартів.
4. Розробку маркетингових матеріалів і технічного завдання.

Компанія також забезпечує виконання автоматизації, підвищуючи шанси на фінансування та ефективність бізнесу.

Автоматизація бізнесу потребує чіткої стратегії та послідовного підходу. У середньому компанії, що пройшли цифрову трансформацію, підвищують операційну ефективність на 40%, а грантові програми дозволяють скоротити витрати на впровадження технологій до 70%. Ось 3 основні етапи цього процесу:

1. Визначення цілей і завдань автоматизації

На цьому етапі аналізуються існуючі процеси та виявляються зони для оптимізації. Наприклад, компанії, що впровадили електронний документообіг, скорочують час обробки документів у 3 рази, а чат-боти в клієнтському сервісі зменшують навантаження на операторів на 30–50%.

Чіткі цілі автоматизації обґрунтовують грантове фінансування та підвищують рентабельність бізнесу.

Приклади:

• ERP-системи зменшують фінансові втрати від помилок обліку на 25%, що важливо для компаній із великим документообігом.
• Автоматизація складської логістики знижує витрати на 15–20% завдяки RFID-міткам і системам реального часу.
• CRM-системи підвищують повторні продажі на 35%, особливо в e-commerce та B2B.

Ці заходи підвищують ефективність і знижують витрати. Детальне обґрунтування збільшує шанси на фінансування.

2. Пошук і вибір грантової програми

У ЄС та інших країнах є десятки програм, як-от Horizon Europe, Digital Europe, EIC Accelerator. Horizon Europe дає до 2,5 млн євро на цифрові проєкти, а Digital Europe покриває до 50% витрат на технології.

Важливо враховувати:

• Бюджет програми: деякі фонди фінансують 100% витрат на цифровізацію, наприклад, гранти Європейської інноваційної ради.
• Співфінансування: EIC Accelerator вимагає від компанії 30% від суми гранту.
• Звітність: грантодавці можуть вимагати квартальні чи річні звіти та аудит.

Ретельне вивчення умов підвищує шанси на успіх.

3. Підготовка та подання грантової заявки

Помилки на цьому етапі призводять до відмови в 60% випадків через неправильну документацію.

У заявці потрібні:

• Обґрунтування: як автоматизація підвищить продуктивність на X% чи знизить витрати на Y%.
• Бюджет: наприклад, 50 000 євро на CRM — розподіл на ліцензії, розробку, інтеграцію, навчання.
• Документи: звітність, бізнес-план, відомості про компанію.

Точна підготовка підвищує ймовірність схвалення. Компанії, що враховують усі вимоги, отримують грант у 2–3 рази частіше. Далі — юридичне оформлення та облік коштів.

Юридична підтримка систематизації та автоматизації бізнесу відіграє ключову роль у успішній реалізації грантового проєкту. Помилки в договорах або недотримання нормативних вимог можуть призвести до втрати фінансування чи штрафних санкцій.

У деяких випадках потрібна трансформація господарської форми підприємства, зміна юрисдикції власника корпоративних прав або об’єднання кількох компаній у офіційну групу. Це складні процеси, що вимагають зваженого професійного підходу, глибоких знань корпоративного права та врахування різних юрисдикцій.

Укладення грантової угоди

Після схвалення заявки компанія підписує договір із грантодавцем, фіксуючи ключові зобов’язання. Наприклад, Horizon Europe вимагає не лише підтвердження витрат, а й публікації звітів про використання коштів. У середньому на цьому етапі компанії витрачають до 30% часу на узгодження умов.

Етап включає:

• Аналіз умов угоди — якщо фінансування виділяється траншами, важливо вказати, які показники має досягти проєкт на кожному етапі.
• Визначення умов виплат — гранти ЄС часто передбачають авансовий платіж (до 40%) і остаточну виплату за результатами аудиту.
• Узгодження юридичних ризиків — недотримання термінів чи умов гранту може призвести до вимоги повернення частини коштів.

Чіткий аналіз угоди допомагає уникнути проблем і зменшує ймовірність повернення фінансування.

Оформлення закупівель і послуг

Грантові кошти йдуть на придбання обладнання, ліцензій, програмного забезпечення та оплату спеціалістів. Але будь-які витрати мають відповідати правилам програми. Наприклад, у рамках Digital Europe закупівлі понад 30 000 євро потребують тендерної процедури, а порушення правил може призвести до втрати фінансування.

Етапи:

• Розробка та узгодження договорів із постачальниками — якщо грант покриває закупівлю ПЗ, договір має чітко регулювати умови ліцензування.
• Контроль тендерних процедур — у ЄС близько 20% компаній втрачають грантове фінансування через помилки в тендерах.
• Юридичний супровід угод — при купівлі обладнання за грантові кошти важливо враховувати правила амортизації та звітності.

Дотримання цих правил спрощує контроль витрат і виключає ризик санкцій від грантодавця.

Дотримання нормативних вимог

Грантові проекти регулюються національним і міжнародним законодавством, тому важливо дотримуватися всіх юридичних норм. Наприклад, у ЄС діє General Block Exemption Regulation (GBER), що регулює державну підтримку бізнесу. Порушення цього регламенту може призвести до вимоги повернути всю суму гранту.

Необхідно:

• Забезпечити прозорість витрат — компанії зобов’язані вести окремий облік грантових коштів, що знижує ризик фінансових порушень.
• Вчасно подавати юридичну звітність — понад 35% отримувачів грантів стикаються з проблемами через несвоєчасне подання документів.
• Проходити аудит — у ЄС понад 50% грантових проєктів проходять обов’язкову перевірку на відповідність цільовому використанню коштів.

Юридичний супровід допомагає уникнути фінансових ризиків і підвищує довіру інвесторів та партнерів.

Бухгалтерське оформлення та звітність

Грамотне ведення бухгалтерії при роботі з грантами — основа успішного фінансування. Помилки в обліку можуть призвести до штрафів, відмови в подальшому фінансуванні або вимоги повернути кошти. За даними Європейської комісії, близько 12% отримувачів грантів стикаються з фінансовими санкціями через некоректний облік витрат.

• Перший етап — облік грантових коштів. Наприклад, у рамках програм Horizon Europe та EIC Accelerator грантове фінансування має враховуватися окремо від інших доходів компанії. У середньому на ведення такого обліку компанії витрачають до 10% робочого часу фінансового відділу.
• Наступний аспект — облік витрат на автоматизацію. Якщо грант виділений на впровадження ERP-системи, необхідно відобразити закупівлю ліцензій, оплату роботи спеціалістів і витрати на інтеграцію. За статистикою, компанії, що грамотно ведуть облік грантових витрат, на 25% частіше отримують повторне фінансування.
• Ключовий елемент — фінансова звітність. У програмах ЄС проміжні звіти подаються кожні 6 місяців, а підсумкова звітність включає аудит, який можуть проводити незалежні експерти. У 2023 році близько 30% отримувачів грантів у ЄС отримали запити на уточнення звітних даних, що продовжило процес отримання наступних траншів на 2–3 місяці.

Чітке ведення бухгалтерії дозволяє уникнути проблем зі звітністю та підвищує довіру інвесторів і партнерів.

Ми забезпечуємо комплексний підхід до систематизації та автоматизації бізнесу з використанням грантів. Наша команда об’єднує експертів у юридичній, бухгалтерській і фінансовій сферах, що дозволяє супроводжувати проєкти на всіх етапах — від вибору грантової програми до подання звітності.

Що пропонуємо:

• Комплексний супровід. Включає юридичне, бухгалтерське та фінансове забезпечення проєкту, що знижує ризики та спрощує процес отримання грантів.
• Експертна підтримка. Працюємо з клієнтами на всіх етапах — від підготовки заявки до успішного завершення проєкту.
• Мінімізація ризиків. Забезпечуємо повну відповідність нормативним вимогам і захист інтересів вашого бізнесу.
• Досвід і надійність. Наші спеціалісти мають значний досвід у консалтингу та супроводі бізнесу в Європі.

Ми не просто консультуємо, а беремо на себе всю роботу, дозволяючи вам зосередитися на розвитку бізнесу:

• Перевірені результати. Понад 270 компаній успішно зареєстровані та виведені на міжнародні ринки.
• Підготовка фінансової звітності за міжнародними стандартами (IFRS, GAAP) підвищує інвестиційну привабливість компанії та спрощує доступ до фінансування.
• Гнучкі рішення для різних галузей. Враховуємо специфіку бізнесу та розробляємо персоналізовані стратегії.
• Оптимізація корпоративної структури. Підбираємо ефективні форми ведення бізнесу для максимального використання грантів і інвестиційних можливостей.
• Підтримка на всіх етапах. Від аналізу поточних процесів до подання звітності — супроводжуємо на кожному кроці.
• За потреби до проєктів можуть залучатися спеціалісти з суміжних бізнесів, партнерських компаній або ринку праці, що розширює експертизу та враховує всі ключові аспекти — від систематизації й автоматизації до фінансового аналізу та планування.

LFT Advisors — ваш стратегічний партнер у питаннях автоматизації, систематизації та міжнародного розвитку бізнесу.