Расчет заработной платы и подача деклараций ZUS
Кто мы такие?
LFT Advisors — команда профессионалов в сфере международного бизнеса. В нашем составе — юристы, аудиторы, бухгалтеры, которые подключаются на всех этапах деловой деятельности. Мы не просто закрываем задачи — мы упрощаем процессы и даем результат.
Что мы делаем?
Объединяем юридическую, финансовую экспертизу, чтобы убрать из бизнеса лишнюю бюрократию и сократить расходы. Работаем по модели — от регистрации компании — до получения лицензии и открытия корпоративного счета.
Почему нам доверяют?
Потому что предлагаем точные, прозрачные решения под конкретные задачи бизнеса. Даем полную поддержку на каждом шаге. Знаем, как работать со стартапами, масштабируемыми проектами и транснациональными структурами.
Как мы строим работу?
- Анализируем цели и задачи бизнеса.
- Проводим аудит ситуации.
- Выстраиваем пошаговую стратегию.
- Регистрируем бизнес, открываем банковские счета.
- Получаем лицензии, настраиваем документацию.
- Предоставляем юридическое и бухгалтерское сопровождение.
- Корректируем стратегию по мере роста бизнеса.
Алгоритм расчета заработной платы и подачи деклараций ZUS (Польша)
1. Сбор первичных данных
Рассмотрим пошаговый расчет заработной платы. Перед началом расчетов важно собрать всю информацию, влияющую на размер зарплаты, налоги и взносы:
Идентификационные данные
- PESEL или NIP (для B2B).
- Адрес проживания и регистрации.
- Подтверждение легальности нахождения в Польше.
Информация об отсутствии на рабочем месте
- Отпуск (плановый, по уходу за ребенком). Но отпуст может быть и не оплачиваемым.
- Больничный (zwolnienie lekarskie ZLA).
- Командировки.
Документы
- Umowa o pracę (трудовой договор): ставка, надплата за сверхчасы за переработку, отпуска.
- Umowa zlecenie: почасовая или сдельная форма, нет отпуска.
- Подоходный налог: в случае договора подряда на выполнение конкретных работ между компанией и физическим лицом уплачивается плательщиком (в данном случае компанией) по ставке 12% (если физическое лицо не выразит готовности платить налог по ставке 32%).
Сведения по льготам
- Инвалидность (I, II, III группа) — сниженные ставки взносов.
- Количество детей — влияет на налоговые вычеты.
- 2 работы — если работник работает на умове о праце на одной работе и его доход составляет не менее минимальной заработной платы, а на другой на умове злецения, то он платит только складку здровотную. Если есть две умовы о праце, то налоги платятся в полном объеме с 2-х умов.
- Учеба — студент до 26 лет на умове злецения, для умовы о праце платят все налоги, кроме подоходного налога, но при условии, что он не превысит порог освобождения от уплаты налога. Студенты каждые полгода должны подтверждать статус студента и при его потере должны сообщить в течении 7 дней.
2. Расчет заработной платы (Брутто → Нетто)
A) Расчет налогов и взносов для годовой декларации ZUS.
Пример для umowa o pracę:
Брутто: 5000 zł
Взносы с работника:
Валовая зарплата:
5000.00 zł
Пенсионный взнос:
488.00 zł
Пенсионный взнос по инвалидности:
75.00 zł
Взнос по болезни:
122.50 zł
Взнос на медицинское страхование:
388.31 zł
Расходы на получение дохода:
250.00 zł
Налоговый платеж:
188.00 zł
Чистая зарплата:
3738.20 zł *
* включая сумму, на которую налогоплательщик использует налоговую льготу.
Работнику не предусмотрена налоговая льгота:
Валовая зарплата:
5000.00 zł
Пенсионный взнос:
488.00 zł
Пенсионный взнос по инвалидности:
75.00 zł
Взнос по болезни:
122.50 zł
Взнос на медицинское страхование:
388.31 zł
Расходы на получение дохода:
250.00 zł
Авансовый платеж по налогу:
488.00 zł
Чистая зарплата:
3438.20 zł
Заболевания и несчастные случаи — покрываются работодателем в зависимости от количества сотрудников уплачивающих складку здровотную, если менее 20 человек до 33 дней(14 дней -для особ старше 55) платит работодатель, с 34 платит ZUS, если более 20 человек то платить работодатель
Налоговая база после вычетов — уменьшается на взносы.
Подоходный налог рассчитывается с учетом kwota wolna (налоговый минимум — 30 000 zł в год).
B) Применение вычетов
- Стандартный налоговый вычет: 300 zł/мес.
- 1/12 от kwota zmniejszająca podatek (3600 zł в год).
C) Формула
Нетто = Брутто - ZUS работника минус здровотна и налог PIT.
Полная поддержка бизнеса: регистрация, лицензирование и управление счетами
3. Формирование расчетного листа (RMUA)
Что включается:
- Общая сумма начислений (брутто).
- Все удержания по ZUS и налогам.
- Итого к выплате.
- Название и код титула страхования (например, 011000 — umowa o pracę).
Документ создается:
- Через бухгалтерскую программу (Optima, Symfonia).
- Или вручную (шаблон Excel / PDF).
Требования:
- Выдается сотруднику раз в месяц.
- Подписывать не нужно, но архивировать — обязательно.
4. Создание и подача деклараций ZUS
Формы:
ZUS RCA
Персональные расчеты по каждому сотруднику.
ZUS DRA
Общая форма за фирму.
ZUS DRA
Для больничных, отпусков, периодов без выплаты.
Создание:
- Программы: Płatnik, Optima, Enova365, Gratyfikant GT.
- Форматы: XML или через интеграцию с PUE ZUS.
Подача:
- Через PUE ZUS (онлайн кабинет).
- Или через ePUAP, подпись kwalifikowany podpis elektroniczny.
Срок:
- Для фирм до 15 числа.
- Для предпринмателей до 20 числа.
5. Оплата взносов
Расчет:
Сумма всех RCA → общая сумма всех взносов отражается в рапорте DRA
Санкции:
В случае неуплаты взносов в ZUS в установленные сроки предприниматель должен учитывать необходимость начисления процентов на их стоимость. Их стоимость будет зависеть от продолжительности периода, прошедшего с даты наступления срока уплаты до даты внесения просроченного платежа включительно.
6. Архивация и документооборот
Что хранится:
- IMIR (ранее форма ZUS RMUA) – ежемесячная и годовая информация, содержащая сведения для застрахованного лица об уплаченных за него взносах социального и медицинского страхования.
- Копии DRA, RCA, RSA.
- Банковские платежки.
Сроки хранения:
- Минимум 10 лет.
- Рекомендуется вести электронный и бумажный архив.
7. Контроль и проверка
Внутренний аудит:
- Сверка RCA и DRA с банковскими платежками.
- Проверка правильности кодов ZUS.
Подготовка к проверке:
- Все документы должны быть в порядке: договора, анексы, расчетки, отчеты.
- Желательно вести список поданных форм с датами и подписями.
Обновление ставок:
- Ежегодно меняются лимиты ZUS и ставки (обычно с 1 января и 1 июля).
- Следить за Komunikatami ZUS.
Интегрированная поддержка бизнеса: от регистрации до полного запуска
Важные аспекты, которые входят в расчет зарплаты и подачу деклараций ZUS
Регистрация в ZUS
Процесс начинается с постановки компании на учет как плательщика страховых взносов. Это обязательный шаг при найме работников или сотрудничестве с B2B-контрагентами, если взаимодействие подпадает под критерии страховых обязательств. LFT не просто регистрирует юрлицо в системе, а сразу проверяет, не нужно ли подключение дополнительных кодов страхования в зависимости от модели сотрудничества и польского законодательства.
Каждому работнику присваивается индивидуальный код в системе ZUS, что позволяет учитывать его стаж, право на льготы и корректно рассчитывать взносы. Важно, чтобы у физлица был PESEL. Если его нет, команда помогает получить этот номер, а при необходимости оформляет электронную подпись, без которой невозможна подача деклараций онлайн. Весь процесс берут на себя — от подачи заявлений до постановки на учет.
Расчет заработной платы
Зарплата — не просто сумма к выплате, а целый комплекс юридических и налоговых обязательств. Здесь готовятся расчетные листы (заработная плата), в которых учитываются не только оклад и налоги, но и вся динамика: сверхурочные, отпускные, больничные, премии, компенсации. Если сотрудник выходит в отпуск, уходит на больничный или в командировку — расчеты обновляются автоматически, с учетом законодательства и трудового договора.
Взносы распределяются по категориям: пенсионные, по инвалидности, по болезни и несчастным случаям. Применяются разные ставки в зависимости от риска и отрасли. Одновременно идет расчет налога на доходы физлиц (PIT-4), с учетом персональных налоговых вычетов и статуса резидентства.
Подготовка и подача отчетности в ZUS
Отчетность ZUS в Польше — это не просто цифры. Каждый месяц формируются разные формы: DRA (общая), RCA (данные по застрахованным), RSA (больничные и отпуска). С 2022 года ZUS RZA больше не будет использоваться в текущих расчетах. Все данные передаются в отчете ZUS RCA. Исправления в отчетах по наименованиям, которые были указаны в отчете RZA в декларации, должны быть указаны в отчете RCA. Ошибка в одной форме может повлечь доначисления или штрафы, особенно если отчетность связана с иностранцами.
LFT Advisors занимается созданием и подачей этих форм через официальные системы — PUE ZUS или ePUAP. Если в прошлых периодах были ошибки, проводится корректировка, формируются пояснения. Также подготавливаются справки, которые часто запрашивает инспекция или сам работник (например, о стаже, взносах и т.п.).
Поддержка при проверках
При визите ZUS или инспекции труда (PIP) компания должна предоставить обоснование всех выплат, форм и расчетов. LFT готовит полный пакет документов и берет на себя коммуникацию с проверяющими. В случае претензий — сопровождает процесс исправления или доначислений, чтобы избежать дальнейших санкций.
Команда также объясняет, как производился расчет, почему применены те или иные ставки и как велся учет. Это особенно критично в случаях спорных B2B-контрактов или нестандартной модели занятости.
Комплексность и масштаб
В отличие от обычных бухгалтеров, которые работают в рамках конкретных операций, LFT интегрирует ZUS-учет в общую схему ведения бизнеса. Регистрация в ZUS — лишь часть большого плана: от постановки на учет в налоговой до международного налогового планирования.
Это особенно важно для компаний с украинскими или другими иностранными сотрудниками, где нужно учитывать мультиюрисдикционность. Кроме того, LFT работает не только с местными компаниями, но и с иностранными структурами, которые хотят вести бизнес в Польше, не нарушая ни польское, ни международное законодательство.
Криптобухгалтерия
Классическая бухгалтерия не справляется с Web3 и гибридными доходами. LFT закрывает потребности криптокомпаний и IT-команд, работающих по модели B2B или частично в фриланс-формате. Расчет ZUS ведется с учетом нестандартных источников дохода — токены, бонусы, премии в крипте, участие в грантах или DAO.
Важно учитывать, какие доходы подпадают под страховые взносы, а какие нет. Это уже не просто арифметика, а налогово-правовая интерпретация — LFT ее обеспечивает.
Участие в аудитах
Когда речь идет о транснациональных проектах, проверка ZUS превращается в аудит уровня Big Four. Тут важно не просто иметь формы и печати, а выстроить доказательную базу правильности расчетов. LFT сопровождает такие проверки, участвует в разборе и предоставляет документы на всех уровнях.
Если сотрудник зарегистрирован в Польше, но фактически работает в другой стране — важна корректная привязка к налоговой и страховой системе.
Персональные стратегии
В Польше существует несколько типов трудовых отношений — Umowa o pracę (штат), Umowa zlecenie и Umowa o dzieło (гражданско-правовые), B2B. Каждый из них — это разный объем страховых взносов, разный уровень ответственности и защиты.
LFT помогает подобрать правильную модель под доход, роль сотрудника и международный контекст. Если доход нестабилен или сезонный — настраивается оптимизация. Включаются схемы с IP Box или Creative Tax Relief, особенно актуальные для айтишников и стартаперов.
PESEL, ePUAP, электронная подпись
Без PESEL невозможно зарегистрироваться в ZUS. Без ePUAP — нельзя подать отчеты. Без электронной подписи — все делается на бумаге, что в корпоративной практике — нонсенс. LFT решает эти вопросы системно: помогает получить все цифровые идентификаторы, подключает клиента к системам, обучает базовому использованию.
Иммиграционный и кадровый блок
Работа с иностранцами требует особого подхода. LFT готовит документы для временного пребывания, разрешений на работу, карт побыта и т.д. Все это завязано на ZUS, потому что нелегальный найм без регистрации в системе страхования — прямой путь к проблемам.
Даже если человек оформлен по B2B, но фактически встроен в структуру компании — такие случаи тоже сопровождаются, в том числе с разбором на уровне проверок.
Интеграция с международными структурами
Зарплата сотрудника из Украины, зарегистрированного в Польше, работающего на компанию в Эстонии — реальность. LFT учитывает все аспекты: соглашения об избежании двойного налогообложения, нюансы резидентства, расчет страховых взносов по сложным схемам.
Вся отчетность по CFC (контролируемым иностранным компаниям) синхронизируется с польской системой налогообложения и ZUS.
Технологии и методология
Все расчеты ведутся с использованием профессионального софта. Нет Excel-таблиц на коленке. Используются сертифицированные решения, данные хранятся в облаках с шифрованием. При необходимости системы интегрируются с CRM или ERP-клиента. Это удобно при масштабировании и автоматизации бизнес-процессов.
LFT Advisors — не просто «зарплатная бухгалтерия», а полноценный управляющий центр расчета вознаграждений, налогообложения и страхования в Польше. Особенно ценно для компаний, которые ведут бизнес не в одной юрисдикции, используют криптовалюту или нанимают иностранцев. Здесь можно не просто делегировать отчеты, а выстроить стратегию и быть уверенным, что все сделано правильно.
