Розрахунок заробітної плати та подання декларацій до ZUS

Хто ми такі?

LFT Advisors — команда фахівців, яка працює на перетині міжнародного права, фінансів і бізнес-процесів. У складі — юристи, аудитори, бухгалтери, які підключаються на кожному етапі. Ми не просто вирішуємо окремі задачі — ми допомагаємо структурувати бізнес, мінімізувати ризики та оптимізувати витрати.

Що ми робимо?

Об’єднуємо правову і фінансову експертизу, щоб зняти з клієнта зайву бюрократію і скоротити кількість ручної роботи. Ми не даємо загальні поради — ми впроваджуємо рішення. Працюємо за принципом «під ключ»: від моменту реєстрації компанії — до запуску операційної діяльності з ліцензією та банківським рахунком.

Чому нам довіряють?

Тому що ми говоримо мовою бізнесу і пропонуємо рішення, які працюють у реальності. Ми не обіцяємо — ми робимо. У нас немає універсальних рецептів — ми глибоко занурюємося в ситуацію кожного клієнта і підбираємо дієві інструменти. Працюємо зі стартапами, IT, фінансовими структурами, криптопроєктами, бізнесом у стадії масштабування.

Як ми будуємо роботу?

  • Аналізуємо цілі, етапи розвитку та потреби бізнесу.
  • Робимо аудит поточної ситуації, ризиків і обмежень.
  • Розробляємо покрокову стратегію запуску або адаптації.
  • Реєструємо юридичну особу, відкриваємо банківські рахунки.
  • Отримуємо необхідні ліцензії та дозволи.
  • Налаштовуємо облік, документацію, взаємодію з держорганами.
  • Забезпечуємо постійний юридичний і бухгалтерський супровід.
  • Актуалізуємо стратегію відповідно до змін у структурі або масштабах.
Запросити комерційну пропозицію

Алгоритм розрахунку заробітної плати та подання декларацій до ZUS (Польща)

1. Збір первинних даних

Перед початком розрахунків необхідно зібрати всю інформацію, що впливає на розмір заробітної плати, податки та внески:

Ідентифікаційні дані

  • PESEL або NIP (для B2B).
  • Адреса проживання та реєстрації.
  • Підтвердження легального перебування в Польщі.

Інформація про відсутність на робочому місці

  • Відпустка (планова, по догляду за дитиною). Відпустка може бути і неоплачуваною.
  • Лікарняний (zwolnienie lekarskie ZLA).
  • Відрядження.

Документи

  • Umowa o pracę (трудовий договір): ставка, доплата за понаднормові години, відпустки.
  • Umowa zlecenie: погодинна або відрядна форма, відпустка не передбачена.
  • Податок на доходи фізичних осіб: у випадку договору підряду між компанією та фізичною особою податок сплачується платником (компанією) за ставкою 12% (якщо фізична особа не виявить бажання сплачувати податок за ставкою 32%).

Відомості про пільги

  • Інвалідність (I, II, III група) — знижені ставки внесків.
  • Кількість дітей — впливає на податкові відрахування.
  • Дві роботи — якщо працівник працює за umowa o pracę на одній роботі та його дохід становить не менше мінімальної заробітної плати, а на іншій за umowa zlecenie, то він сплачує лише медичний внесок. Якщо є дві umowa o pracę, то податки сплачуються в повному обсязі з обох договорів.
  • Навчання — студент до 26 років на umowa zlecenie, для umowa o pracę сплачуються всі податки, окрім податку на доходи фізичних осіб, але за умови, що він не перевищить поріг звільнення від сплати податку. Студенти кожні півроку повинні підтверджувати статус студента і при його втраті повинні повідомити протягом 7 днів.

2. Розрахунок заробітної плати (Брутто → Нетто)

A) Розрахунок податків і внесків для річної декларації ZUS

Приклад для umowa o pracę:

Брутто: 5000 zł.

Внески з працівника:

Валова зарплата:

5000.00 zł

Пенсійний внесок:

488.00 zł

Внесок по інвалідності:

75.00 zł

Внесок по хворобі:

122.50 zł

Медичний внесок:

388.31 zł

Витрати на отримання доходу:

250.00 zł

Авансовий податковий платіж:

188.00 zł

Чиста заробітна плата:

3738.20 zł *

* включаючи суму, на яку платник податків використовує податкову пільгу.

Якщо працівнику не передбачена податкова пільга:

Валова зарплата:

5000.00 zł

Пенсійний внесок:

488.00 zł

Внесок по інвалідності:

75.00 zł

Внесок по хворобі:

122.50 zł

Медичний внесок:

388.31 zł

Витрати на отримання доходу:

250.00 zł

Авансовий податковий платіж:

488.00 zł

Чиста заробітна плата:

3438.20 zł

Захворювання та нещасні випадки — покриваються роботодавцем залежно від кількості працівників, які сплачують медичний внесок. Якщо менше 20 осіб, до 33 днів (14 днів для осіб старше 55 років) платить роботодавець, з 34 дня платить ZUS. Якщо більше 20 осіб, то платить роботодавець.

Податкова база після відрахувань — зменшується на внески. Податок на доходи фізичних осіб розраховується з урахуванням kwota wolna (податковий мінімум — 30 000 zł на рік).

B) Застосування відрахувань

  • Стандартне податкове відрахування: 300 zł/міс.
  • 1/12 від kwota zmniejszająca podatek (3600 zł на рік).

C) Формула

Нетто = Брутто - внески ZUS працівника - медичний внесок - податок PIT

Повна підтримка бізнесу: реєстрація, ліцензування та управління рахунками

Запросити комерційну пропозицію

3. Формування розрахункового листа (RMUA)

Що включається:

  • Загальна сума нарахувань (брутто).
  • Усі утримання по ZUS та податках.
  • Сума до виплати.
  • Назва та код титулу страхування (наприклад, 011000 — umowa o pracę).

Документ створюється:

  • Через бухгалтерську програму (Optima, Symfonia).
  • Або вручну (шаблон Excel / PDF).

Вимоги:

  • Видається працівнику раз на місяць.
  • Підписувати не потрібно, але архівувати — обов’язково.

4. Створення та подання декларацій до ZUS

Форми:

ZUS RCA

Персональні розрахунки по кожному працівнику.

ZUS DRA

Загальна форма за фірму.

ZUS DRA

Для лікарняних, відпусток, періодів без виплати.

Створення:

  • Програми: Płatnik, Optima, Enova365, Gratyfikant GT.
  • Формати: XML або через інтеграцію з PUE ZUS.

Подання:

  • Через PUE ZUS (онлайн кабінет).
  • Або через ePUAP, кваліфікований електронний підпис.

Термін:

  • Для фірм — до 15 числа.
  • Для підприємців — до 20 числа.

5. Оплата внесків

Розрахунок:

Сума всіх RCA → загальна сума всіх внесків відображається в звіті DRA

Санкції:

У разі несплати внесків до ZUS у встановлені терміни підприємець повинен враховувати необхідність нарахування відсотків на їх вартість. Їх вартість залежатиме від тривалості періоду, що минув з дати настання терміну сплати до дати внесення простроченого платежу включно.

6. Архівація та документообіг

Що зберігається:

  • IMIR (раніше форма ZUS RMUA) – щомісячна та річна інформація, що містить відомості для застрахованої особи про сплачені за неї внески соціального та медичного страхування.
  • Копії DRA, RCA, RSA.
  • Банківські платіжки.

Терміни зберігання:

  • Мінімум 10 років.
  • Рекомендується вести електронний та паперовий архів.

7. Контроль та перевірка

Внутрішній аудит:

  • Звірка RCA та DRA з банківськими платіжками.
  • Перевірка правильності кодів ZUS.

Підготовка до перевірки:

  • Усі документи повинні бути в порядку: договори, додатки, розрахункові листи, звіти.
  • Бажано вести список поданих форм з датами та підписами.

Оновлення ставок:

  • Щорічно змінюються ліміти ZUS та ставки (зазвичай з 1 січня та 1 липня).
  • Слідкувати за Komunikatami ZUS.

Інтегрована підтримка бізнесу: від реєстрації до повного запуску

Запросити комерційну пропозицію

Розрахунок зарплати та взаємодія з ZUS: як працює LFT

Постановка на облік

Перший крок – реєстрація компанії як платника страхових внесків. Це стосується і найму штатних співробітників, і співпраці B2B, якщо є критерії обов’язкового страхування. LFT не обмежується подачею заявки — одразу аналізується структура зайнятості, підбираються потрібні коди ZUS та перевіряється відповідність польським нормативам.

Фізособі присвоюється страховий номер. Без PESEL система ZUS не працює – його отримання організує команда. Якщо потрібно, оформляється e-podpis для подання звітності онлайн. Усі бюрократичні етапи LFT перебирає.

Зарплата та внески

Формування payroll – це більше, ніж просто розрахунок виплат. Враховуються всі нюанси: оклад, відпускні, понаднормові, премії, відрядження, лікарняні. Усе це фіксується у розрахункових листках, з урахуванням чинного законодавства та договору.

Страхові внески розподіляються за категоріями: пенсія, інвалідність, хвороба, нещасні випадки. Плюс індивідуальний розрахунок PIT-4 з урахуванням відрахувань та резидентського статусу. Облік ведеться за галузями та рівнями ризику.

Звітність у ZUS

Форми DRA, RCA та RSA подаються щомісяця. З 2022 року RCA замінила RZA – виправлення тепер теж йдуть через RCA. Помилки в одній формі можуть спричинити донарахування та штрафи. Особливо якщо йдеться про нерезидентів.

LFT працює через офіційні канали – PUE ZUS та ePUAP. При необхідності оформляються коригування та пояснювальні записки. Додатково готуються довідки для інспекцій та працівників.

Перевірки та супровід

Під час перевірки з боку ZUS чи інспекції праці LFT збирає документи, формує обґрунтування розрахунків, пояснює ставки, відповідає запити. У разі суперечок супроводжує до кінця, включаючи процедуру донарахувань.

Особлива увага – контрактам B2B та нестандартним формам зайнятості. LFT забезпечує правове прикриття та технічне виконання.

Интеграция в бизнес

Звітність у ZUS – не разове завдання. LFT вбудовує її у загальну модель управління компанією: від податкової постановки до транскордонного планування. Це критично для компаній із українськими чи іншими іноземними співробітниками.

Також команда працює з міжнародними структурами – допомагає зайти на ринок Польщі, не порушуючи місцевих та міжнародних правил.

Криптоформат

Класична бухгалтерія не вабить Web3. LFT має рішення для криптокоманд: облік бонусів, грантів, токенів, гібридних схем доходу. Не всі виплати обкладаються внесками — і тут важлива правильна правова кваліфікація.

Оподаткування та страхування у криптосередовищі – це не механіка, а правова логіка. LFT покриває і те, й інше.

Аудити

При транснаціональних перевірках ZUS перетворюється на Big Audit. Тут не прокотить “просто звіт”. Потрібна аргументація, вивірена позиція, підтвердження всіх рівнях. LFT супроводжує такі кейси від першого листа до фінального акту.

Якщо співробітник у Польщі на папері, але працює в іншій юрисдикції, особливо важливо правильно вибудувати схему оподаткування та страхування.

Персональні моделі

айнятість може бути штатною (Umowa o pracę), цивільно-правовою (zlecenie, dzieło) або B2B. Кожна — з різним обсягом відрахувань та рівнем захисту. LFT допомагає вибрати відповідну під доход, ризики та країну проживання.

У разі нестабільного доходу впроваджуються податкові оптимізації (наприклад, IP Box, Creative Tax Relief). Підходить для IT та digital-команд.

Цифрова ідентифікація: PESEL, ePUAP, електронний підпис

Без PESEL фізична особа в Польщі фактично не існує в адміністративній системі. Без ePUAP неможлива взаємодія з ZUS та податковою. Електронний підпис — єдиний спосіб подавати звітність без паперової тяганини. Усі три елементи обов’язкові, особливо під час роботи з віддаленими співробітниками, B2B чи нерезидентами. LFT допомагає пройти весь шлях від отримання PESEL до активації ePUAP і випуску кваліфікованого підпису. Це основа, без якої не можна легалізувати найм та подавати звіти онлайн.

Робота з іноземцями: імміграція та кадрова підтримка

При прийомі працювати іноземця помилок не повинно бути. Дозвіл на роботу, тимчасове перебування, karta pobytu – кожна деталь впливає на право подання до ZUS та на коректність податкової моделі. Якщо документи не оформлені – це одразу червона зона під час перевірок. Навіть при B2B-контракті важливо розуміти, чи вбудована людина у структуру компанії чи ні.

LFT бере на себе оформлення, стежить за термінами, синхронізує імміграційні та кадрові блоки.

Багатошарові структури: Польща, Україна, Естонія.

Бізнес не мешкає в одній країні. Приклад: українець із картою побуту у Польщі, працює віддалено на естонську компанію, отримує зарплату в євро та бонуси у USDT. Такі кейси не екзотика, а реальність ринку.

LFT оцінює податкове резидентство, перевіряє угоди про запобігання подвійному оподаткуванню, розраховує внески з урахуванням транскордонних обмежень. Враховуються навіть контроль за CFC та транзакції через криптогаманці. Усі — у рамках польського та міжнародного права.

Технології: софт, cloud сховища, автоматизація

Таблиці в Excel не підходять для обліку у 2025 році. LFT працює через профсофт із сертифікацією. Всі розрахунки зашифровані, зберігаються в хмарах, інтегруються з внутрішніми системами клієнта. При масштабуванні це критично: можна на льоту додати відділ в іншій країні, синхронізувати виплати, податки та ZUS через API.

Пропозиція LFT – не бухгалтерська послуга, а цифрова інфраструктура під зарплатну та податкову архітектуру.