Obliczanie wynagrodzeń i składanie deklaracji ZUS

Kim jesteśmy?

LFT Advisors to zespół specjalistów w dziedzinie biznesu międzynarodowego. W składzie — prawnicy, biegli rewidenci i księgowi, którzy dołączają na każdym etapie działalności gospodarczej. Nie tylko realizujemy zadania — upraszczamy procesy i dostarczamy konkretny wynik.

Czym się zajmujemy?

Łączymy wiedzę prawną i finansową, by usunąć zbędną biurokrację z działalności i zmniejszyć koszty operacyjne. Działamy według modelu: od rejestracji firmy — aż po uzyskanie licencji i uruchomienie rachunku firmowego.

Dlaczego nam ufają?

Bo proponujemy trafne, przejrzyste rozwiązania dostosowane do konkretnych celów biznesowych. Zapewniamy pełne wsparcie na każdym etapie. Rozumiemy potrzeby startupów, projektów skalowalnych i struktur międzynarodowych.

Jak pracujemy?

  • Analizujemy cele i potrzeby działalności.
  • Przeprowadzamy audyt sytuacji.
  • Tworzymy strategię działania krok po kroku.
  • Rejestrujemy firmę, otwieramy rachunki bankowe.
  • Uzyskujemy licencje, porządkujemy dokumentację.
  • Świadczymy obsługę prawną i księgową.
  • Dostosowujemy strategię wraz z rozwojem działalności.
Poproś o ofertę handlową

Algorytm obliczania wynagrodzenia i składania deklaracji ZUS (Polska)

1. Zbieranie danych początkowych

Rozpocznijmy krok po kroku obliczanie wynagrodzenia. Przed przystąpieniem do obliczeń, ważne jest zebranie wszystkich informacji, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia, podatki i składki:

Dane identyfikacyjne

  • PESEL lub NIP (dla B2B).
  • Adres zamieszkania i rejestracji.
  • Potwierdzenie legalności pobytu w Polsce.

Informacje o nieobecności w pracy

  • Urlop (planowy, na wychowanie dziecka) — urlop może być również bezpłatny.
  • Zwolnienie lekarskie (ZLA).
  • Delegacje.

Dokumenty

  • Umowa o pracę: stawka, nadpłata za nadgodziny, urlopy.
  • Umowa zlecenie: forma godzinowa lub akordowa, brak urlopu.
  • Podatek dochodowy: w przypadku umowy o dzieło na wykonanie określonych prac między firmą a osobą fizyczną, płatnik (firma) odprowadza podatek w wysokości 12% (jeśli osoba fizyczna nie zdecyduje się na 32%).

Informacje o ulgach

  • Niepełnosprawność (I, II, III grupa) — obniżone stawki składek.
  • Liczba dzieci — wpływa na ulgi podatkowe.
  • Dwie prace — jeśli pracownik ma umowę o pracę na jednej pracy i jego dochód wynosi co najmniej minimalną pensję, a na drugiej umowie zlecenia, to opłaca tylko składkę zdrowotną. Jeśli ma dwie umowy o pracę, to podatki odprowadzane są od obu.
  • Nauka — student do 26 roku życia na umowie zlecenie, na umowie o pracę płacone są wszystkie podatki, z wyjątkiem podatku dochodowego, ale pod warunkiem, że nie przekroczy on kwoty wolnej od podatku. Studenci co pół roku muszą potwierdzać status studenta, a przy jego utracie muszą poinformować o tym w ciągu 7 dni.

2. Obliczanie wynagrodzenia (Brutto → Netto)

A) Obliczanie podatków i składek na roczną deklarację ZUS.

Przykład dla umowy o pracę:

Brutto: 5000 zł

Składki od pracownika:

Wynagrodzenie brutto:

5000.00 zł

Składka emerytalna:

488.00 zł

Składka rentowa:

75.00 zł

Składka chorobowa:

122.50 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

388.31 zł

Koszty uzyskania przychodu:

250.00 zł

Zaliczka na podatek dochodowy:

188.00 zł

Wynagrodzenie netto:

3738.20 zł *

* w tym kwota ulgi podatkowej.

Jeśli pracownik nie ma ulgi podatkowej:

Wynagrodzenie brutto:

5000.00 zł

Składka emerytalna:

488.00 zł

Składka rentowa:

75.00 zł

Składka chorobowa:

122.50 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne:

388.31 zł

Koszty uzyskania przychodu:

250.00 zł

Zaliczka na podatek dochodowy:

488.00 zł

Wynagrodzenie netto:

3438.20 zł

Choroby i wypadki — pokrywane przez pracodawcę, zależnie od liczby pracowników płacących składkę zdrowotną. Jeśli mniej niż 20 osób, do 33 dni (14 dni dla osób powyżej 55 roku życia) płaci pracodawca, od 34 dni ZUS, jeśli więcej niż 20 osób, to płaci pracodawca.
Podstawa opodatkowania po odliczeniach — zmniejsza się o składki.

Podatek dochodowy obliczany jest z uwzględnieniem kwoty wolnej (minimum podatkowe — 30 000 zł rocznie).

B) Zastosowanie odliczeń:

  • Standardowa ulga podatkowa: 300 zł/mies.
  • 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (3600 zł rocznie).

C) Wzór:

Netto = Brutto - ZUS pracownika minus składka zdrowotna i podatek PIT.

Pełne wsparcie biznesowe: rejestracja, licencjonowanie i zarządzanie kontami

Poproś o ofertę handlową

3. Formowanie listy płac (RMUA)

Co jest uwzględniane:

  • Całkowita suma wynagrodzeń (brutto).
  • Wszystkie potrącenia ZUS i podatki.
  • Łączna kwota do wypłaty.
  • Nazwa i kod tytułu ubezpieczenia (np. 011000 — umowa o pracę).

Dokument jest tworzony:

  • Za pomocą programu księgowego (Optima, Symfonia).
  • Lub ręcznie (szablon Excel / PDF).

Wymagania:

  • Wydawany pracownikowi raz w miesiącu.
  • Podpisywanie nie jest konieczne, ale archiwizacja jest obowiązkowa.

4. Tworzenie i składanie deklaracji ZUS

Formularze:

ZUS RCA

Indywidualne obliczenia dla każdego pracownika.

ZUS DRA

Formularz zbiorczy za firmę.

ZUS DRA

Dla zwolnień lekarskich, urlopów, okresów bez wypłaty.

Tworzenie:

  • Programy: Płatnik, Optima, Enova365, Gratyfikant GT.
  • Format: XML lub przez integrację z PUE ZUS.

Składanie:

  • Przez PUE ZUS (portal online).
  • Lub przez ePUAP, podpis kwalifikowany podpis elektroniczny.

Termin:

  • Dla firm do 15 dnia miesiąca.
  • Dla przedsiębiorców do 20 dnia miesiąca.

5. Opłacanie składek

Obliczenie:

Suma wszystkich RCA → całkowita kwota składek odzwierciedlona w raporcie DRA.

Sankcje:

W przypadku nieopłacenia składek w terminie, przedsiębiorca musi uwzględnić konieczność naliczenia odsetek od zaległych kwot. Ich wysokość będzie zależała od długości okresu od terminu płatności do daty dokonania opóźnionej wpłaty włącznie.

6. Archiwizacja i obrót dokumentów

Co jest przechowywane:

  • IMIR (dawniej formularz ZUS RMUA) – miesięczne i roczne informacje zawierające dane dla ubezpieczonej osoby o opłaconych składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
  • Kopie DRA, RCA, RSA.
  • Potwierdzenia bankowe.

Terminy przechowywania:

  • Minimum 10 lat.
  • Zaleca się prowadzenie archiwum elektronicznego i papierowego.

7. Kontrola i weryfikacja

Audyt wewnętrzny:

  • Porównanie RCA i DRA z potwierdzeniami bankowymi.
  • Weryfikacja poprawności kodów ZUS.

Przygotowanie do kontroli:

  • Wszystkie dokumenty muszą być uporządkowane: umowy, aneksy, zestawienia, raporty.
  • Warto prowadzić listę złożonych formularzy z datami i podpisami.

Aktualizacja stawek:

  • Co roku zmieniają się limity ZUS i stawki (zwykle od 1 stycznia i 1 lipca).
  • Należy śledzić Komunikaty ZUS.

Zintegrowane wsparcie biznesowe: od rejestracji po pełne uruchomienie

Poproś o ofertę handlową

Ważne aspekty związane z obliczaniem wynagrodzenia i składaniem deklaracji ZUS

Rejestracja w ZUS

Proces rozpoczyna się od zarejestrowania firmy jako płatnika składek. Jest to obowiązkowy krok przy zatrudnianiu pracowników lub współpracy z kontrahentami B2B, jeśli współpraca podlega obowiązkom ubezpieczeniowym. LFT nie tylko rejestruje podmiot w systemie, ale także weryfikuje, czy konieczne jest dodanie dodatkowych kodów ubezpieczeniowych w zależności od modelu współpracy i polskiego prawa.

Każdemu pracownikowi przypisany jest indywidualny numer w systemie ZUS, co umożliwia śledzenie jego stażu pracy, uprawnień do ulg oraz poprawne obliczanie składek. Ważne jest, aby osoba fizyczna miała PESEL. Jeśli go nie ma, zespół pomaga w uzyskaniu tego numeru, a w razie potrzeby dokonuje załatwienia podpisu elektronicznego, bez którego niemożliwe jest składanie deklaracji online. Cały proces jest przejmowany przez LFT — od składania wniosków po rejestrację w systemie.

Obliczanie wynagrodzenia

Wynagrodzenie to nie tylko kwota do wypłaty, ale cała gama zobowiązań prawnych i podatkowych. Przygotowywane są listy płac, które uwzględniają nie tylko pensję podstawową i podatki, ale także wszelkie zmiany: nadgodziny, urlopy, zwolnienia lekarskie, premie, odszkodowania. Jeśli pracownik idzie na urlop, chorobowe lub wyjazd służbowy, obliczenia są automatycznie aktualizowane, z uwzględnieniem przepisów prawa i umowy o pracę.

Składki są rozdzielane na kategorie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Zastosowane są różne stawki w zależności od ryzyka i branży. Równocześnie obliczany jest podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-4), uwzględniając indywidualne odliczenia podatkowe i status rezydencji.

Przygotowanie i składanie sprawozdań do ZUS

Sprawozdawczość ZUS w Polsce to nie tylko liczby. Co miesiąc tworzone są różne formularze: DRA (ogólny), RCA (dane o ubezpieczonych), RSA (zwolnienia chorobowe i urlopy). Od 2022 roku formularz ZUS RZA nie będzie już stosowany w bieżących obliczeniach.

Wszystkie dane są przesyłane w raporcie ZUS RCA. Poprawki w raportach dotyczących nazw, które zostały wskazane w raporcie RZA, powinny zostać uwzględnione w raporcie RCA. Błąd w jednym formularzu może prowadzić do dodatkowych obciążeń lub kar, szczególnie jeśli sprawozdawczość dotyczy cudzoziemców.

LFT Advisors zajmuje się tworzeniem i składaniem tych formularzy przez oficjalne systemy — PUE ZUS lub ePUAP. Jeśli w poprzednich okresach wystąpiły błędy, przeprowadza się korektę i generuje wyjaśnienia. Przygotowywane są także zaświadczenia, które często są wymagane przez inspekcję lub samego pracownika (np. o stażu pracy, składkach itp.).

Wsparcie podczas kontroli

Podczas wizyty ZUS lub inspekcji pracy (PIP) firma musi dostarczyć uzasadnienie wszystkich wypłat, formularzy i obliczeń. LFT przygotowuje pełny pakiet dokumentów i przejmuje komunikację z kontrolującymi. W przypadku reklamacji, firma wspiera proces korekty lub dopłat, aby uniknąć dalszych sankcji.

Zespół wyjaśnia również, jak dokonano obliczeń, dlaczego zastosowano określone stawki i jak prowadzono ewidencję. Jest to szczególnie istotne w przypadku spornych kontraktów B2B lub niestandardowych modeli zatrudnienia.

Złożoność i skala

W odróżnieniu od tradycyjnych księgowych, którzy pracują w ramach określonych operacji, LFT integruje ewidencję ZUS w całą strukturę prowadzenia działalności gospodarczej. Rejestracja w ZUS to tylko część większego planu: od rejestracji w urzędzie skarbowym po międzynarodowe planowanie podatkowe.

Jest to szczególnie ważne dla firm zatrudniających pracowników z Ukrainy lub innych krajów, gdzie należy uwzględnić wielojurysdykcyjność. Ponadto LFT współpracuje nie tylko z firmami lokalnymi, ale także z zagranicznymi podmiotami, które chcą prowadzić działalność w Polsce, przestrzegając zarówno polskiego, jak i międzynarodowego prawa.

Krypto-księgowość

Tradycyjna księgowość nie radzi sobie z Web3 i hybrydowymi dochodami. LFT zaspokaja potrzeby firm krypto oraz zespołów IT działających w modelu B2B lub częściowo na zasadzie freelancingu. Obliczenia ZUS uwzględniają nietypowe źródła dochodów — tokeny, bonusy, premie w kryptowalutach, udział w grantach lub DAO.

Ważne jest, aby uwzględnić, które dochody podlegają składkom ubezpieczeniowym, a które nie. To już nie tylko matematyka, ale interpretacja prawnopodatkowa, którą LFT zapewnia.

Udział w audytach

W przypadku międzynarodowych projektów, kontrola ZUS staje się audytem na poziomie Big Four. Ważne jest, aby mieć nie tylko formularze i pieczęcie, ale również dobrze przygotowaną bazę dowodową potwierdzającą poprawność obliczeń.

LFT towarzyszy takim kontrolom, uczestniczy w analizie i dostarcza dokumenty na wszystkich poziomach. Jeśli pracownik jest zarejestrowany w Polsce, ale faktycznie pracuje w innym kraju, kluczowe jest prawidłowe przypisanie go do systemu podatkowego i ubezpieczeniowego.

Strategie personalne

W Polsce istnieje kilka typów stosunków pracy — Umowa o pracę (etat), Umowa zlecenie i Umowa o dzieło (cywilnoprawne), B2B. Każdy z nich wiąże się z różnym zakresem składek ubezpieczeniowych, odpowiedzialnością i ochroną.

LFT pomaga wybrać odpowiedni model w zależności od dochodów, roli pracownika i kontekstu międzynarodowego. Jeśli dochód jest niestabilny lub sezonowy, wprowadza się optymalizację. Zastosowanie mogą znaleźć schematy takie jak IP Box czy Creative Tax Relief, szczególnie ważne dla informatyków i startupowców.

PESEL, ePUAP, podpis elektroniczny

Bez PESEL niemożliwe jest zarejestrowanie się w ZUS. Bez ePUAP — nie można składać raportów. Bez podpisu elektronicznego — wszystko musi być składane w formie papierowej, co w praktyce korporacyjnej jest nieakceptowalne. LFT rozwiązuje te kwestie systemowo: pomaga uzyskać wszystkie identyfikatory cyfrowe, podłącza klienta do systemów, a także szkoli z podstawowego korzystania.

Blok imigracyjny i kadrowy

Praca z obcokrajowcami wymaga szczególnego podejścia. LFT przygotowuje dokumenty związane z czasowym pobytem, pozwoleniami na pracę, kartami pobytu itd. Wszystko to jest powiązane z ZUS, ponieważ nielegalne zatrudnienie bez rejestracji w systemie ubezpieczeń to prosta droga do problemów.

Nawet jeśli osoba jest zatrudniona na podstawie B2B, ale faktycznie włączona w strukturę firmy — takie przypadki również są obsługiwane, w tym w zakresie kontroli.

Integracja z międzynarodowymi strukturami

Wynagrodzenie pracownika z Ukrainy, zarejestrowanego w Polsce, pracującego dla firmy w Estonii — to rzeczywistość. LFT uwzględnia wszystkie aspekty: umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, niuanse rezydencji, obliczanie składek ubezpieczeniowych w ramach skomplikowanych schematów.

Cała sprawozdawczość CFC (kontrolowane zagraniczne firmy) jest synchronizowana z polskim systemem podatkowym i ZUS.

Technologie i metodologia

Wszystkie obliczenia są wykonywane przy użyciu profesjonalnego oprogramowania. Nie ma tu arkuszy Excel robionych na kolanie. Korzysta się z certyfikowanych rozwiązań, dane są przechowywane w chmurze i szyfrowane. W razie potrzeby systemy integrują się z CRM lub ERP klienta. Jest to wygodne przy skalowaniu i automatyzacji procesów biznesowych.

LFT Advisors to nie tylko „księgowość płacowa”, ale kompleksowe centrum zarządzania wynagrodzeniami, opodatkowaniem i ubezpieczeniami w Polsce. Jest to szczególnie cenne dla firm prowadzących działalność w więcej niż jednej jurysdykcji, korzystających z kryptowalut lub zatrudniających obcokrajowców. Tutaj można nie tylko delegować raportowanie, ale także opracować strategię i mieć pewność, że wszystko jest zrobione prawidłowo.