Розрахунок відряджень, надання довідок з місця роботи та доходах

Хто ми?

Команда експертів з міжнародного бізнесу. У штаті — юристи, аудитори, бухгалтери, які супроводжують клієнта на всіх етапах роботи: від запуску до масштабування. Орієнтуємось на результат і довгострокову стійкість.

Що робимо?

Об’єднуємо юридичну, бухгалтерську та консультаційну підтримку. Беремо на себе операційне навантаження, скорочуємо бюрократію. Працюємо за принципом одного вікна: реєстрація компанії, відкриття рахунків, отримання ліцензій — все в одному пакеті.

Чому нас обирають?

Даємо рішення під конкретні завдання бізнесу. Не нав’язуємо зайві послуги і не приховуємо умови. Допомагаємо вибудувати структуру, що захищає інтереси клієнта, і супроводжуємо кожен крок. Маємо практичний досвід зі стартапами, ІТ-компаніями, іноземними філіями.

Як ми працюємо?

  • Спочатку — аналіз цілей. Потім — формування індивідуальної стратегії.
  • Реєструємо юридичну особу, відкриваємо рахунки, запускаємо процес ліцензування.
  • Підтримуємо бізнес юридично та бухгалтерськи. Коригуємо стратегію на основі фактичних результатів.
Запитати комерційну пропозицію

Важливі моменти щодо розрахунку відрядних, надання довідок з місця роботи та про доходи

З відрядженнями в Польщі на папері все просто, але кожен випадок має свої нюанси. Когось потрібно виписати добові, когось компенсувати нічліг, а хтось просить довідку для банку — і починаються танці з бубном. Ось що потрібно робити поетапно.

Відрядні: на що звертати увагу в першу чергу

Якщо людина їде за дорученням компанії, це потрібно зафіксувати документально. Зазвичай все починається з розпорядження. У ньому зазначають:

  • Куди і на скільки відправляється співробітник.
  • Яка мета поїздки.
  • Хто покриває витрати і на яких умовах.

Це може бути відрядження як по Польщі, так і за кордон. І тут вже різні правила щодо виплат.

Добові (dieta)

Це фіксована сума, яку роботодавець зобов’язаний виплатити за кожен день відрядження.

  • В Польщі — 45 злотих на день.
  • Якщо день поїздки триває до 8 годин, добові не виплачуються.
  • Якщо поїздка триває від 8 до 12 годин — виплачується половина добових.
  • Якщо поїздка триває понад 12 годин — виплачуються повні добові.

Для закордонних поїздок ставка залежить від країни, і Міністерство праці Польщі публікує щорічні таблиці.

Наприклад, в 2024:

Німеччина

49 євро на день

Чехія

41 євро на день

Компенсація витрат на проїзд і проживання

Якщо співробітник не їде на автомобілі компанії, йому компенсують витрати на проїзд — квитки на потяг, літак або автобус. Якщо використовується особистий автомобіль, компенсація розраховується за ставкою за кілометр, яка також регулюється державою.
Проживання компенсується по факту, але з лімітом. Часто компанія надає аванс, щоб співробітник не витрачав власні гроші.

Що потрібно після поїздки

Після повернення співробітник здає raport z delegacji — звіт, в якому розписує всі витрати по датах і сумам. У звіт включаються такі дані:

  • Скільки ночей і днів тривала поїздка.
  • Де співробітник жив і чим добирався.
  • Квитанції, квитки, рахунки з готелів та інші підтвердження витрат.

Якщо якихось документів не вистачає, частину витрат можуть не компенсувати.
Бухгалтер на основі звіту проводить перерахунок. Якщо був аванс, його вираховують, якщо співробітник витратив більше, ніж отримав — проводиться доплата.

У випадку, якщо витрат було менше, співробітник повертає залишок. Вся інформація відображається в розрахунковому листі, а виплата проводиться або разом із зарплатою, або окремим рядком.

Довідка з місця роботи: для чого потрібна і як видається

Довідка про працевлаштування (zaświadczenie o zatrudnieniu) — це офіційний документ, який часто вимагають для різних процедур: від подачі документів до банку до підтвердження трудової діяльності для імміграційних органів.

Що включає довідка

  • ПІБ, адреса, PESEL, посада.
  • Форма контракту (umowa o pracę, zlecenie, B2B).
  • Дата початку роботи та рівень зарплати — часто вказуються обидві суми: брутто і нетто.

Зазвичай компанії видають таку довідку протягом кількох робочих днів. Якщо є фірмовий бланк — довідка видається на ньому. Якщо ні — використовують стандартний шаблон. В кінці ставиться печатка і підпис керівника чи бухгалтера.

Довідка про доходи: що в ній і звідки беруться дані

Цей документ потрібен, якщо співробітник хоче отримати субсидію, кредит або брати участь у якихось процедурах, де необхідно підтвердити стабільний дохід. У довідці вказуються суми за останні 3, 6 чи 12 місяців — залежно від того, хто її запитує. Якщо виплачувались бонуси, відпускні, лікарняні — вони також включаються.

Все, що співробітник отримав в межах контракту, йде в розрахунок. Окрім цього, зазначаються податки та внески — ZUS, податок на доходи фізичних осіб, іноді — фонд страхування.

Дані беруться з розрахункових листів, відомостей по зарплаті, звітів по PIT та ZUS. Якщо в компанії є бухгалтерія з програмним забезпеченням, наприклад, Symfonia чи Optima — все формується швидко. Якщо вручну — довше, але теж можливо.

Важливо пам’ятати

Обидві довідки видаються польською мовою. Якщо документи подаються в іноземну установу, може знадобитись нотаріальний переклад з апостилем. Компанії зобов’язані видавати такі довідки на перший запит працівника, відмова — це вже порушення.

Роботодавець не має права вказувати в довідці інформацію, яка не відповідає фактичним даним — все повинно співпадати з деклараціями, поданими в податкову та ZUS. Це особливо важливо для іноземних працівників — часто виникають розбіжності між тим, що показує роботодавець, і тим, що насправді отримує працівник.

Особливості для B2B

Якщо людина працює за контрактом B2B (самозайнята через jednoosobowa działalność gospodarcza), довідку він робить сам — від імені своєї фірми. В цьому випадку вказуються доходи, витрати, податки.

Документ підписується власником бізнесу і може бути підтверджений через CEIDG. Банки та орендодавці часто просять додатково декларації PIT, звіти з księgi przychodów i rozchodów (KPiR) або документи від бухгалтера.

Потрібно навести порядок у документах — відрядженнях, довідках, доходах?

Ми структуруємо вашу документацію відповідно до вимог податкових органів, банків та міграційних служб. Без зайвих переробок і з повним відповідністю нормам.

Безкоштовна консультація

Довідка з місця роботи: для чого вона потрібна і чому не варто тягнути

Довідка з місця роботи — це формальність лише на перший погляд. Насправді це ключ до десятків процесів:

  • Відкриття рахунку в банку (особливо в Польщі, Німеччині, Чехії).
  • Оренда житла.
  • Імміграційні процедури — отримання дозволу на проживання, продовження дозволів.
  • Отримання податкових пільг або підтвердження статусу резидента.

Важливо не просто «видавати довідку», а зробити це у відповідності до вимог конкретної країни. Наприклад, у Польщі банк може відмовити у відкритті рахунку, якщо довідка не містить згадку про терміни контракту чи посаду працівника.

What we offer:

Ми видаємо довідки на двох мовах (наприклад, PL + EN), з урахуванням вимог приймаючої сторони.

Допомагаємо розробити шаблони довідок, щоб HR не витрачав час на запити.

Можемо впровадити цифрову систему видачі — через API, електронний підпис та хмарне зберігання. Все по правилам GDPR.

Довідка про доходи: не просто цифри, а захист від претензій

Довідка про доходи — це часто той документ, який перевіряють останнім, але саме через нього виникають проблеми при перевірках.

У різних країнах — різні вимоги. Десь важливо вказати брутто, десь — нетто, а десь — окремо порахувати бонуси та переработки. Особливо при міжнародній зайнятості та розподілі зарплати між кількома юрлітами.

Що робимо ми:

  • Підготовка довідок про доходи за локальними та міжнародними стандартами (включаючи форму PIT для Польщі або декларації для українських КІК).
  • Перевірка відповідності довідок вимогам податкових та імміграційних органів.
  • Консультації щодо оптимального способу виплати доходів з точки зору оподаткування.

Такі довідки часто потрібні для:

  • Подання на іпотеку в Європі.
  • Підтвердження джерела коштів при відкритті інвестиційних рахунків.
  • Отримання податкового резидентства або обґрунтування відмови від нього.

Те, що пропускають: ключові деталі, на яких багато «спалюються»

Що ми бачимо найчастіше:

  • Витрати без підтвердження — чек з готелю, але без реквізитів компанії = оподатковуваний дохід. Ми допомагаємо структурувати оплату, щоб не втратити податкові вирахування.
  • Довідка без підпису директора — формально видана, але не приймається судом або імміграційною службою.
  • Документи на іноземній мові без перекладу — причина відмови в реєстрації або затримки на кілька тижнів.
  • Відрядження не задокументоване в статуті — при транснаціональних структурах це може викликати спори з податковими органами щодо реальності операцій.
  • Помилки у валютній конверсії — особливо при виплатах у різних країнах. Ми враховуємо актуальні курси, правильно фіксуємо різницю, щоб не потрапити на податки двічі.

Чому це важливо саме для міжнародного бізнесу

Якщо компанія працює відразу в кількох юрисдикціях — Польща, Україна, Естонія, Кіпр — не можна використовувати одну й ту саму схему видачі довідок, відряджень чи розрахунку доходів.

Ми працюємо на перехресті податків, HR, юриспруденції та бухгалтерії. Тобто ми не просто «робимо документи», а вибудовуємо систему, в якій:

  • Відрядження не викликають підозр у податкових органах.
  • Довідки з місця роботи відповідають вимогам міграційного законодавства.
  • Доходи працівника документально чисті, а податкове навантаження оптимальне.

Ми співпрацюємо з крипто- та IT-компаніями, у яких розподілені команди, смарт-контракти, частки в токенах і бонуси в USDT. Ми вміємо оформляти навіть це.